POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
OBJETO. Establecer los lineamientos adoptados por OSTEONORTE S.A.S. para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, conservación, transmisión, transferencia, supresión y demás operaciones que constituyan tratamiento de datos personales, garantizando el respeto de los derechos de sus titulares y el cumplimiento de la legislación colombiana aplicable en materia de protección de datos personales.
La presente política establece, adicionalmente, las condiciones particulares aplicables al tratamiento de datos sensibles y biométricos, imágenes, voz, fotografías, videos y registros obtenidos mediante sistemas de videovigilancia, así como su utilización para finalidades laborales, administrativas, contractuales, comerciales, institucionales, de seguridad y salud en el trabajo, seguridad física, control de acceso y cumplimiento normativo.
ALCANCE. Esta política será aplicable a las bases de datos y archivos que contengan información personal cuyo tratamiento sea realizado por OSTEONORTE S.A.S. en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento, según corresponda.
Será aplicable, entre otros, a los datos personales de trabajadores, extrabajadores, aspirantes, aprendices, practicantes, contratistas, proveedores, clientes, representantes de clientes, profesionales de la salud, visitantes y demás terceros que mantengan o hayan mantenido algún tipo de relación con OSTEONORTE S.A.S.
También comprenderá los datos recolectados mediante sistemas biométricos, controles de acceso, sistemas de videovigilancia, fotografías, videos, grabaciones de audio, plataformas digitales, página web y demás mecanismos físicos o electrónicos implementados por la organización.
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
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Razón social. OSTEONORTE S.A.S.
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NIT. 900.044.929-0
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Domicilio. Barranquilla, Colombia.
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Correo electrónico. financiero@osteonorte.com
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Página web. www.osteonorte.com
MARCO NORMATIVO.
La presente política se adopta principalmente de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten, así como las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en su calidad de autoridad competente en materia de protección de datos personales.
PRINCIPIOS APLICABLES.
OSTEONORTE S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales observando los principios establecidos por el régimen colombiano de protección de datos personales, particularmente los de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Los datos recolectados serán utilizados únicamente para finalidades legítimas, determinadas y previamente informadas al titular, y su tratamiento deberá ser adecuado, pertinente y razonable frente a dichas finalidades.
CATEGORÍAS DE DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO.
OSTEONORTE S.A.S. podrá tratar, dependiendo de la relación existente con cada titular, datos de identificación y contacto; información laboral, contractual, académica y profesional; información financiera y de seguridad social cuando resulte necesaria; datos relacionados con seguridad y salud en el trabajo; fotografías, imágenes y voz; registros audiovisuales; registros de videovigilancia; y datos biométricos necesarios para los sistemas de identificación y control implementados por la organización.
Los datos biométricos serán considerados datos personales sensibles y estarán sujetos a las medidas reforzadas establecidas en esta política y en la legislación aplicable.
TRATAMIENTO Y FINALIDADES GENERALES.
OSTEONORTE S.A.S. tratará los datos personales únicamente para finalidades legítimas relacionadas con el desarrollo de su objeto social, sus relaciones laborales, comerciales y contractuales y el cumplimiento de sus obligaciones legales.
Entre otras finalidades, la información podrá ser utilizada para:
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Administrar procesos de selección, vinculación, ejecución y terminación de relaciones laborales o contractuales.
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Gestionar nómina, seguridad social, prestaciones, beneficios y demás obligaciones laborales.
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Desarrollar actividades de capacitación, bienestar, gestión del desempeño y administración del talento humano.
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Gestionar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, incluyendo prevención, investigación y seguimiento de accidentes e incidentes.
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Gestionar relaciones con clientes, proveedores, contratistas y demás partes interesadas.
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Cumplir obligaciones regulatorias, contables, tributarias, contractuales y legales.
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Desarrollar actividades de control interno, auditoría, trazabilidad, seguridad y gestión de riesgos.
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Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control legalmente competentes.
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Ejercer o defender derechos de OSTEONORTE S.A.S. o de los titulares dentro de los límites legales aplicables.
Finalidades aplicables a trabajadores y demás personas vinculadas a la gestión laboral.
Aquí quedarían selección, contratación, nómina, seguridad social, SST, capacitación, bienestar, desempeño, biometría, acceso, imagen institucional, seguridad, videovigilancia, investigaciones internas y demás finalidades laborales que ya hemos desarrollado.
Finalidades aplicables a clientes, proveedores y demás partes interesadas.
OSTEONORTE S.A.S. podrá tratar los datos personales de clientes, proveedores, contratistas, representantes, contactos comerciales y demás partes interesadas para gestionar el registro, vinculación y actualización de terceros; establecer y administrar relaciones comerciales y contractuales; solicitar y evaluar cotizaciones; gestionar compras y adquisición de bienes y servicios; gestionar pedidos, ventas, facturación, cartera, pagos y obligaciones financieras; realizar procesos administrativos, contables y tributarios; mantener comunicaciones relacionadas con la relación comercial o contractual; verificar información suministrada; gestionar solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y demás comunicaciones; realizar actividades de auditoría, control, trazabilidad y gestión de riesgos; cumplir obligaciones regulatorias, contractuales y legales; atender requerimientos de autoridades competentes; y ejercer o defender los derechos de OSTEONORTE S.A.S. o de los titulares dentro de los límites establecidos por la legislación aplicable.
Finalidades aplicables a visitantes y terceros.
Los datos personales de visitantes y terceros podrán ser tratados para gestionar y controlar el ingreso y permanencia en las instalaciones; identificar y registrar visitantes; proteger la seguridad de las personas, instalaciones y activos; atender situaciones de emergencia; realizar controles de seguridad; gestionar registros de videovigilancia; investigar incidentes cuando resulte procedente; y atender obligaciones legales o requerimientos de autoridades competentes.
TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS.
OSTEONORTE S.A.S. podrá implementar mecanismos biométricos, incluyendo huella dactilar u otras tecnologías debidamente autorizadas, para finalidades de identificación, autenticación, control de acceso, registro de ingreso y salida y seguridad de sus instalaciones.
El titular será informado de manera previa, expresa e informada acerca de la naturaleza sensible del dato, las finalidades de su tratamiento y del carácter facultativo de suministrar o autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo las excepciones previstas legalmente.
Cuando sea requerida, OSTEONORTE S.A.S. obtendrá autorización explícita para el tratamiento de datos biométricos y adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas reforzadas para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso, circulación o acceso no autorizado.
Cuando jurídicamente corresponda, la organización evaluará mecanismos alternativos razonables de identificación o control para los titulares que no autoricen el tratamiento biométrico.
USO DE IMAGEN, VOZ Y MATERIAL AUDIOVISUAL PARA FINES INSTITUCIONALES.
OSTEONORTE S.A.S. podrá captar, registrar, almacenar, editar, reproducir y publicar fotografías, imágenes, videos y/o voz de trabajadores y demás titulares que hayan otorgado la autorización correspondiente, para finalidades institucionales y corporativas previamente informadas.
La autorización podrá comprender, según corresponda, el uso en página web institucional, redes sociales oficiales, piezas gráficas y audiovisuales, campañas corporativas, actividades de bienestar, eventos, capacitaciones, comunicaciones internas y externas, presentaciones institucionales y demás material relacionado con las actividades legítimas de la organización.
La utilización de imagen o voz deberá respetar la dignidad, intimidad, honra y buen nombre del titular y limitarse a las finalidades informadas y autorizadas. La autorización no implica transferencia de la titularidad sobre la imagen o la voz del titular.
VIDEOVIGILANCIA, IMAGEN Y AUDIO.
OSTEONORTE S.A.S. podrá utilizar sistemas de videovigilancia para contribuir a la seguridad de las personas, instalaciones, dispositivos médicos, medicamentos, equipos, instrumentales, documentos y demás bienes propios o de terceros que se encuentren bajo su custodia.
Los registros de imagen y, cuando corresponda y haya sido debidamente informado, de audio, podrán ser tratados dentro de los límites establecidos por la legislación aplicable y para las finalidades previamente informadas, entre ellas:
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Seguridad y control de acceso a las instalaciones.
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Protección de trabajadores, visitantes, bienes, dispositivos médicos, medicamentos, equipos, instrumentales, documentos y demás activos.
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Prevención, verificación y análisis de incidentes de seguridad.
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Investigación y análisis de accidentes e incidentes de trabajo y demás eventos relacionados con seguridad y salud en el trabajo, cuando resulte pertinente.
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Esclarecimiento de situaciones relacionadas con pérdida, faltante, daño, alteración, uso no autorizado o presunta sustracción de bienes, materiales, productos, equipos o demás activos que se encuentren dentro de las instalaciones o bajo responsabilidad de la organización.
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Verificación y esclarecimiento de hechos que puedan constituir presuntos incumplimientos de obligaciones o prohibiciones laborales, del Reglamento Interno de Trabajo, del Código de Ética y Conducta, de políticas, procedimientos u otras disposiciones internas, así como conductas que eventualmente puedan constituir justa causa de terminación del contrato de trabajo conforme a la legislación aplicable.
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Utilización de los registros como elementos de prueba dentro de investigaciones internas, actuaciones disciplinarias o procedimientos laborales, garantizando el debido proceso, la presunción de inocencia, el derecho de defensa, contradicción y controversia de las pruebas y demás garantías legalmente aplicables.
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Atención y esclarecimiento de reclamaciones, quejas, auditorías e investigaciones internas.
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Conservación, suministro o puesta a disposición de registros cuando sean requeridos por autoridades administrativas, judiciales o demás autoridades legalmente competentes.
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Cuando los dispositivos de videovigilancia permitan captación de audio, esta circunstancia deberá ser expresamente informada a los titulares. OSTEONORTE S.A.S. mantendrá avisos de videovigilancia visibles en los lugares correspondientes, sin perjuicio de las autorizaciones individuales que resulten aplicables.
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Los registros serán consultados únicamente por personas autorizadas y serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, atender obligaciones legales o contractuales y ejercer o defender derechos, de conformidad con los criterios de conservación adoptados por la organización.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR Y MECANISMOS DE AUTORIZACIÓN SEGÚN LA RELACIÓN CON OSTEONORTE S.A.S.
Como regla general, OSTEONORTE S.A.S. obtendrá autorización previa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales cuando esta sea requerida por la legislación aplicable. La autorización podrá obtenerse por escrito, por medios electrónicos o mediante cualquier otro mecanismo que permita acreditar su otorgamiento y posterior consulta.
La información proporcionada al titular deberá permitirle conocer, de manera clara y suficiente, las finalidades para las cuales serán tratados sus datos personales, los derechos que le asisten, los canales dispuestos para ejercerlos y la identificación de OSTEONORTE S.A.S. como responsable del tratamiento.
Cuando se realice tratamiento de datos sensibles, incluidos los datos biométricos, se informará expresamente al titular acerca de la naturaleza sensible de dicha información y se obtendrá la autorización correspondiente cuando legalmente resulte exigible.
Para garantizar que la autorización responda a la naturaleza de la relación existente con el titular, OSTEONORTE S.A.S. dispondrá de mecanismos y formatos diferenciados, así:
a) Trabajadores y personas vinculadas a la gestión laboral. Para trabajadores vinculados directamente con OSTEONORTE S.A.S. y demás personas cuya relación requiera tratamientos asociados a la gestión laboral, control de acceso, datos biométricos, uso institucional de imagen y voz o registros audiovisuales, la organización dispondrá del Formato de Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, Datos Biométricos, Uso de Imagen, Voz y Registros Audiovisuales.
Mediante dicho documento se informarán y autorizarán, según corresponda, las finalidades específicas asociadas a la relación laboral o contractual, gestión del talento humano, seguridad y salud en el trabajo, identificación y control de acceso, tratamiento de datos biométricos, utilización institucional de imagen y voz y demás tratamientos expresamente establecidos en esta política.
b) Clientes, proveedores y demás partes interesadas. Para clientes, proveedores, representantes legales, representantes de clientes o proveedores, profesionales de la salud, contactos comerciales y demás terceros o partes interesadas cuyos datos sean recolectados con ocasión de relaciones comerciales, administrativas, financieras, legales o contractuales, OSTEONORTE S.A.S. dispondrá del Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, o del mecanismo que formalmente sea adoptado para tal finalidad.
Mediante este mecanismo se informará al titular sobre las finalidades aplicables al tratamiento de sus datos y se obtendrá la correspondiente autorización cuando resulte requerida.
c) Visitantes y terceros ocasionales. Cuando OSTEONORTE S.A.S. recolecte datos personales de visitantes u otros terceros con ocasión del ingreso a sus instalaciones, controles de seguridad, registros de visitantes, sistemas de videovigilancia u otras actividades legítimas, se aplicarán los mecanismos de información, avisos de privacidad, autorizaciones y demás instrumentos que correspondan según la naturaleza del tratamiento y la legislación aplicable.
PARÁGRAFO PRIMERO. La existencia de formatos diferenciados no implica la existencia de políticas independientes. Todos los tratamientos realizados por OSTEONORTE S.A.S. estarán sometidos a los principios, derechos, obligaciones, medidas de seguridad y demás disposiciones establecidas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, Datos Biométricos, Uso de Imagen, Voz y Registros Audiovisuales.
PARÁGRAFO SEGUNDO. OSTEONORTE S.A.S. conservará evidencia de las autorizaciones obtenidas cuando estas sean requeridas y garantizará su trazabilidad y disponibilidad para consulta.
PARÁGRAFO TERCERO. La autorización otorgada por un titular deberá corresponder a las finalidades que le hayan sido previamente informadas. La existencia de una relación comercial, contractual o laboral no habilita por sí sola tratamientos diferentes de aquellos permitidos por la legislación aplicable.
DERECHOS DE LOS TITULARES.
Los titulares de los datos personales podrán ejercer los derechos reconocidos por la legislación aplicable, entre ellos:
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Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
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Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
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Ser informados, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales.
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Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de su información.
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Solicitar la supresión de datos y/o revocar la autorización cuando resulte legalmente procedente.
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Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
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Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que resulten procedentes, una vez agotados los requisitos establecidos legalmente.
PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, RECLAMOS Y EJERCICIO DE DERECHOS.
OSTEONORTE S.A.S. dispondrá de canales para que los titulares o las personas legitimadas ejerzan sus derechos, formulen consultas y presenten reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.
Las solicitudes deberán contener, como mínimo, la identificación del titular o de la persona legitimada, la descripción clara de los hechos o de la petición, los datos de contacto para recibir respuesta y los documentos que resulten pertinentes.
La atención de consultas y reclamos se realizará dentro de los términos y condiciones previstos en la legislación aplicable.
Área responsable de la atención: Talento Humano y Seguridad, con el apoyo de las áreas que resulten competentes según la naturaleza de la solicitud.
Canal de contacto: coordinadorhsq@osteonorte.com. Antes de la aprobación definitiva deberán confirmarse los demás canales corporativos vigentes que serán publicados para el ejercicio de los derechos de los titulares.
SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD.
OSTEONORTE S.A.S. implementará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables y apropiadas para proteger la información frente a adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso, circulación o divulgación no autorizada.
El acceso a la información se limitará a las personas que, por razón de sus funciones, requieran conocerla. Quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento estarán obligados a garantizar la reserva y confidencialidad de la información, incluso después de finalizada su relación con OSTEONORTE S.A.S.
CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN.
Los datos personales serán conservados durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento, las obligaciones laborales, contractuales o regulatorias, los términos legales aplicables y las necesidades legítimas de ejercicio o defensa de derechos.
Cumplidas las finalidades y cuando no exista un deber legal o contractual que justifique la conservación, OSTEONORTE S.A.S. procederá conforme a las reglas aplicables para la supresión, eliminación segura, anonimización o disposición de la información, según corresponda.
TRANSMISIÓN, TRANSFERENCIA Y SUMINISTRO DE INFORMACIÓN.
OSTEONORTE S.A.S. podrá suministrar, transmitir o transferir información personal cuando sea necesario para las finalidades autorizadas, exista autorización del titular, medie una obligación legal o contractual o concurra alguna de las circunstancias permitidas por la legislación aplicable.
Los terceros que actúen como encargados o receptores de información deberán observar las obligaciones de confidencialidad, seguridad, uso limitado a la finalidad correspondiente y demás deberes aplicables en materia de protección de datos personales.
TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes tendrá carácter excepcional y se realizará únicamente cuando resulte legalmente procedente, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y observando los requisitos especiales previstos por la legislación aplicable.
CAMBIOS EN LA POLÍTICA.
OSTEONORTE S.A.S. podrá actualizar la presente política cuando resulte necesario por cambios normativos, operativos, tecnológicos, organizacionales o por la incorporación de nuevas finalidades de tratamiento.
Las modificaciones sustanciales serán comunicadas a los titulares conforme a la legislación aplicable. Cuando una modificación implique una nueva finalidad que afecte el contenido de la autorización previamente otorgada, se gestionará una nueva autorización cuando legalmente corresponda.
ARTICULACIÓN CON EL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO Y DOCUMENTOS INTERNOS.
La presente política constituye el marco general adoptado por OSTEONORTE S.A.S. para el tratamiento de datos personales de trabajadores y demás titulares con quienes la organización mantenga relaciones laborales, comerciales, contractuales, administrativas o de cualquier otra naturaleza.
Las disposiciones aplicables a los trabajadores se articularán con el Reglamento Interno de Trabajo, el Código de Ética y Conducta, las políticas de seguridad de la información, los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión y demás documentos internos formalmente adoptados por OSTEONORTE S.A.S.
Para clientes, proveedores y demás partes interesadas, esta política se articulará con el Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, los documentos de vinculación y registro de terceros, contratos, acuerdos comerciales y demás instrumentos mediante los cuales se informe o documente el tratamiento correspondiente.
La existencia de la presente política no sustituye las autorizaciones específicas, avisos de privacidad, avisos de videovigilancia u otros mecanismos de información o autorización que resulten aplicables de acuerdo con la naturaleza del tratamiento.
VIGENCIA.
La presente política rige a partir de la fecha de su aprobación y deroga y sustituye integralmente la Política de Privacidad y Autorización para Tratamiento de Datos Personales adoptada por OSTEONORTE S.A.S. el 1 de agosto de 2017.
Las bases de datos y la información sometida a tratamiento tendrán la vigencia necesaria para cumplir las finalidades establecidas, sin perjuicio de los términos legales o contractuales de conservación que resulten aplicables.
Versión #2 – 02/06/2026